4 janvier 2021

Un expert pour la gestion des immobilisations

Faute de moyens adéquats, une entreprise est souvent confrontée à des problèmes d’inventaire de ses biens.

Pourtant, l’existence d’écarts entre les données comptables et physiques porte préjudice à une organisation. Raison pour laquelle il est nécessaire de faire appel à des experts de gestion des immobilisations pour faire en sorte que ces écarts se réduisent, voire disparaissent pour de bon.

Des données plus fiables

La gestion des immobilisations avec un rapprochement physico-comptable a un but précis, l’établissement d’une relation entre l’actif immobilisé d’une entreprise et ses biens physiquement inventoriés. De toutes les opérations permettant d’atteindre cet objectif, l’inventaire physique prend une place considérable. De même pour le rapprochement des bases de données ou l’émission de conseils organisationnels en matière de gestion des actifs immobilisés.

La réalisation d’un rapprochement physico-comptable requiert l’intervention d’un professionnel qui sera tenu à réussir toutes les étapes destinées à cet effet. Concernant ces étapes, on en compte généralement deux : l’affectation directe et l’élargissement du maillage. Des bagages très solides en matière d’analyse, une maitrise d’outils informatiques, et d’autres approches spécifiques pouvant aider à établir un rapprochement arbitraire des bases de données devront appuyer l’expertise.

Inventaire physique : le déroulement

L’inventaire physique entre dans la gestion des immobilisations. Et ce, peu importe la nature des biens de l’entreprise : matériels de transport, électroménager, outillage industriel, parc informatique, mobilier, etc.

Généralement, l’inventaire se subdivisera en plusieurs points. Comme pour tout projet, il débutera par des opérations de lancement qui consiste en la définition des champs d’investigation, la collecte d’informations sur les biens à inventorier, etc. S’en suivront toutes sortes de préparatifs, comme la mise en place de méthodologie, de planning et la réalisation de visite de site.
Certains experts prendront le temps de faire un inventaire test pour vérifier l’efficacité de leur plan avant de procéder à l’inventaire physique proprement dit. Dans toutes ces étapes, ils n’hésiteront pas à communiquer à l’entreprise ses avancements. D’ailleurs, ses rapports de fin d’intervention prendront des formes de réunions, de contrôle qualité des données ou encore d’émission de documents relatifs à la base de données d’inventaire.

Avoir recours à un logiciel de gestion de parc

Puisque nous vivons dans une époque où les avancées de la technologie deviennent de plus en plus surprenantes, la gestion des immobilisations s’offrira un nouveau visage avec l’aide d’un logiciel approprié. Cet outil aidera les dirigeants d’une entreprise à faire eux-mêmes les rapprochements des biens contenus dans leur parc. Certains programmes pourront imposer de nouvelles techniques de gestion, notamment l’usage d’étiquettes code-barres qui sera associé à un lecteur code-barres qui identifiera de façon optimale les mobiliers, les matériels de production, les bureautiques, etc., présents en lieux de stockage.

La présence de ces étiquettes facilitera, par la suite, la réalisation d’inventaire physique code-barres grâce à un système de comparaison théorique et réelle bien huilé permettant de détecter n’importe quel écart, physique et comptable, lors des décomptes.

L’importance des conseils organisationnels

L’expert en rapprochement physico-comptable n’aura pas seulement comme principale mission la réalisation d’inventaire. Il lui faut aussi prodiguer des conseils en vue d’optimiser le côté organisationnel de l’entreprise.

Bien sûr, ses directives pour améliorer les volets financiers, comptables et techniques seront les bienvenues à l’occasion. Pour ce faire, il demandera à ses clients plus de volonté de coopération, surtout lors de ses interviews en interne et des travaux de réflexions avec les employés.

Ce sera à partir ces investigations qu’il pourra émettre des propositions en vue de la mise en place d’un système d’inventaire pérenne. À cela, l’intervenant ajoutera des sensibilisations, voire des formations, pour les personnels chargés de prendre en charge la gestion des immobilisations.