Un expert pour la gestion des actifs immobilisés
Les réglementations Françaises et Européennes demandent de restituer dans leurs comptes, une image fidèle de actifs immobilisés. C’est-à-dire l’établissement d’une corrélation entre la valeur comptable des immobilisations et les biens existants physiquement.
De toutes les opérations permettant d’atteindre cet objectif, l’inventaire physique prend une place considérable (cet inventaire doit être réalisé au moins une fois par exercice). De même pour le rapprochement des bases de données ou l’émission de conseils organisationnels en matière de gestion des actifs immobilisés.
Faute de moyens adéquats, une entreprise est souvent confrontée à des problèmes dans la gestion de ses immobilisations.
Pourtant, l’existence d’écarts entre les données comptables et physiques porte préjudice à une organisation. Raison pour laquelle il est nécessaire de faire appel à des experts de gestion des immobilisations pour faire en sorte que ces écarts se réduisent, voire disparaissent pour de bon.
Inventaire physique : le déroulement
L’inventaire physique entre dans la gestion des immobilisations. Et ce, peu importe la nature des biens de l’entreprise :
- matériels de transport,
- électroménager,
- outillage industriel,
- parc informatique,
- mobilier,
- etc.
.
Généralement, l’inventaire se subdivisera en plusieurs points.
Il débutera par des opérations de lancement : définition des champs d’investigation, collecte d’informations sur les biens à inventorier, etc…
S’en suivront les étapes de préparations : mise en place de méthodologie, de planning, réalisation de visite de site.
Certains experts prendront le temps de faire un « inventaire test » avant de procéder à l’inventaire physique proprement dit.
Les rapports de fin d’intervention prendront des formes de réunions, de contrôle qualité des données ou encore d’émission de documents relatifs à la base de données d’inventaire.
La réalisation d’un rapprochement physico-comptable requiert l’intervention d’un professionnel qui sera tenu à réussir toutes les étapes destinées à cet effet.
- l’affectation directe
- l’élargissement du maillage
Des bagages très solides en matière d’analyse, une maitrise d’outils informatiques, et d’autres approches spécifiques pouvant aider à établir un rapprochement arbitraire des bases de données devront appuyer l’expertise.
Des données plus fiables
Avoir recours aux logiciels de gestion de parc
La gestion des immobilisations peut et doit vivre avec son temps. C’est pourquoi les aides technologiques peuvent être intéressantes.
Les nouveaux outils peuvent aider les dirigeants d’entreprise à réaliser eux-mêmes les rapprochements des biens contenus dans leur parc.
Certains programmes pourront imposer de nouvelles techniques de gestion, notamment l’usage d’étiquettes (QR-code, code-barre, …). Par la suite, ces dernières faciliteront grandement la réalisation d’inventaire physique. Grâce à un système de comparaison théorique et réelle bien huilé permettant de détecter n’importe quel écart, physique et comptable, lors des décomptes.
L’importance des conseils organisationnels
L’expert en rapprochement physico-comptable n’aura pas seulement comme principale mission la réalisation d’inventaire. Il lui faut aussi prodiguer des conseils en vue d’optimiser le côté organisationnel de l’entreprise.
Bien sûr, ses directives pour améliorer les volets financiers, comptables et techniques seront les bienvenues à l’occasion. Pour ce faire, il demandera à ses clients plus de volonté de coopération, surtout lors de ses interviews en interne et des travaux de réflexions avec les employés.
Ce sera à partir ces investigations qu’il pourra émettre des propositions en vue de la mise en place d’un système d’inventaire pérenne. À cela, l’intervenant ajoutera des sensibilisations, voire des formations, pour les personnels chargés de prendre en charge la gestion des immobilisations.