À la fin de chaque exercice comptable, une entreprise a pour obligation légale d’effectuer un inventaire de ses actifs, afin de restituer une image fidèle de sa situation et de déterminer la valeur de ses capitaux propres.

Elle se doit pour cela de recenser tous ses actifs physiques ou non, que ce soit les immobilisations ou les stocks, et de vérifier que les montants des créances, dettes et trésorerie soient exacts.

Une entreprise peut également être amenée à effectuer un inventaire en cours d’exercice afin de lui permettra de s’assurer de la présence et du bon état de fonctionnement de la totalité de ses actifs immobilisés.

Qu’est ce qu’une immobilisation ?

Pour une entreprise, une immobilisation est un actif d’utilisation durable, c’est-à-dire les biens et les valeurs destinés à être conservés plus d’un an par l’entité. Et ce, afin d’accomplir sa mission. Ces biens peuvent être corporels ou incorporels, comme l’ameublement, le parc automobile ou immobilier.

Il existe plusieurs catégories d’immobilisations :

L’immobilisation incorporelle, actifs non physiques, tel que le patrimoine technologique (Achat de brevets, de licence pour les logiciels etc.), ou en rapport avec le patrimoine commercial (Achat de marque, les fonds commerciaux, le droit au bail, les frais d’établissement ou les frais de recherche et de développement etc.)

L’immobilisation corporelle, actifs physiques que l’entreprise utilise dans la production de biens et de services ou qu’elle loue à des tiers (les terrains, les constructions, les installations techniques, le matériel et outillage industriel, le matériel de bureau, de transport etc.)

L’immobilisation financière de plus d’un an (les actions, les obligations émises, les prêts consentis à des tiers, les créances à plus d’un an, les dépôts de garantie etc.)

Pourquoi faire appel à un spécialiste ?

Les états financiers doivent refléter le patrimoine exact de l’entreprise selon toutes les règlementations comptables (IAS/IFRS, SOX, LSF, audit interne, M21, …). 

Pour cela, ces réglementations imposent de réaliser un inventaire physique, au moins une fois par exercice, à l’effet de vérifier l’existence des éléments d’actifs et de passifs et de s’assurer de leur valeur. 

 Cet inventaire, qui est souvent perçu par les entreprises comme une obligation contraignante, à cause des difficultées rencontrées;

• La différenciation entre une immobilisation et une charges
• L’identification des données à répertorier
• Le manque d’information historique (déménagement, remodeling, fusion …)
• La difficulté de communication entre les services (technique, comptable …)
• La quantification de la charge de travail

Pourtant cela peut devenir un levier de rentabilité non négligeable … à condition de savoir optimiser sa gestion d’actifs.  

Faire appel à un spécialiste, c’est se donner les moyens d’avoir une image précise de son patrimoine. En effet lors d’un audit, il est courant de trouver des écarts entre la réalité du terrain et le fichier des immobilisations. Il existe un nombre important de raison à cette distorsion :

• Communication insuffisante entre les services
• Libellé incompréhensible
• Mise aux rebuts non effectués (ou l’inverse, matériel sans contrepartie comptable) …

Il y aura lieu, pour valider la présence au regard de l’inventaire d’une ligne comptablement enregistrée, d’analyser les factures d’origine, de valider la mémoire humaine, d’enquêter. 

Pour rappel, il en va de la responsabilité des dirigeants et des commissaires aux comptes de déclarer une valeur précise de ses actifs. C’est pourquoi les commissaires aux comptes et l’administration fiscale seront donc toujours plus rassurés si cette tâche a été confiée à un professionnel reconnu.

De plus, confier une telle tâche à un cabinet spécialisé, génére une économie de temps et de moyens. permettant d’optimiser la productivité. Les différents avantages pour une entreprise de confier son inventaire des actifs à un professionnel :

• Avoir un inventaire précis localisé et rapproché comptablement de l’actif immobilisé pour connaître la situation économique réelle.
• Connaître l’état de fonctionnement de l’actif immobilisé.
• Consacrer du temps à la mise en place d’action sur les actifs, ayant le plus de valeur.
• Pouvoir établir au plus juste, les budgets d’investissement de renouvellement.