Les limites des logiciels pour la gestion de ses immobilisations

La gestion de ces actifs durables consiste en l’optimisation d’un point de vue fiscal et comptable des actifs corporels et incorporels de l’entreprise. En considération du caractère quelque peu complexe des normes internationales telles que IAS et IFRS en matière d’immobilisation, cette gestion représente un pôle majeur de rentabilité pour l’entreprise. En outre, en cas de mauvais compte, les responsabilités des dirigeants d’entreprise et des commissaires aux comptes sont directement engagées. Un inventaire physique annuel de ces actifs immobilisés est une preuve de bonne gestion de l’actif immobilisé.

A quoi sert un logiciel pour la gestion des actifs immobilisés ?

Comme son nom peut le laisser imaginer, un logiciel de gestion d’immobilisations est une solution qui favorise la gestion de tous les biens dont l’entreprise est propriétaire de façon durable, depuis leur entrée jusqu’à la fin de leur cycle de vie au sein de l’entreprise.

De nombreuses fonctionnalités le caractérisent. Parmi elles, se trouvent la gestion des entrées et des sorties en matière de gestion d’actifs immobilisés, le calcul des amortissements, l’établissement de l’inventaire des biens, l’évaluation des résultats de cession ou encore la génération des tableaux d’amortissement.

Ce type de logiciel de gestion peut se décliner en deux variantes. Il peut d’une part s’agir d’un module incorporé dans un logiciel de comptabilité, ou d’un logiciel complet acquis à part entière d’autre part. Pour choisir ce type de logiciel, il faut tenir compte d’un certain nombre de critères, lesquels en définissent dans la plupart des cas la qualité, l’efficacité et la durée dans le temps. Au nombre des modalités de choix de ce logiciel, figurent l’opportunité d’investir dans ce type de logiciel, l’identification du réel périmètre des besoins de l’entreprise en ce sens, le besoin de disposer d’un logiciel facile d’utilisation, l’appréciation de la renommée de l’éditeur.

Dans tous les cas, les logiciels de gestion des actifs immobilisés ont des limites, qui laissent percevoir la nécessité de faire des inventaires physiques et réels, sans se fier aveuglément aux données fournies par les logiciels informatiques. Mieux, les « défauts » de ces logiciels sont à apprécier sous divers angles, qui ont tout de même une importance stratégique sur la fiabilité de la gestion des actifs de manière globale.

Les limites des logiciels de gestion des actifs immobilisés

La première des réticences liées à l’adoption de ce type de logiciel peut être appréciée d’un point de vue purement financier. En concevant et en mettant en ligne ces logiciels de gestion d’actifs, les éditeurs proposent généralement des offres multiples, incluant chacune des modules divers. Logiquement, le tarif appliqué à chaque solution est fonction de son efficacité et du nombre de modules supplémentaires qui peuvent lui être associés. La facture peut ainsi facilement grimper.

A cette note probablement déjà salée, il faut ajouter le coût de l’abonnement et l’éventuel coût de la migration des données. Il s’agit en l’occurrence d’estimer ce que pourrait coûter le transfert des données de l’ancien logiciel (dans l’éventualité où il existe) vers le nouveau. Ce processus d’intégration peut en effet s’avérer très onéreux.

C’est dire qu’avant de s’engager sur cette voie, il faut évaluer l’opportunité pour l’entreprise de procéder à l’acquisition de ce logiciel de gestion des actifs. Un audit complet des besoins de l’entreprise en ce sens s’avère nécessaire.

La seconde limite des logiciels de gestion des actifs immobilisés est relative à l’intégrité des données, au regard du fait qu’elles peuvent faire l’objet d’une attaque de virus, phénomène plutôt fréquent en informatique. Le fait que les données puissent disparaître ou être compromis à cause d’un virus endommage ou rend nul, le travail de plusieurs mois, voire de plusieurs années, impliquant ainsi la mise à zéro de toutes les possibilités de planification et de gestion. Or, le contrôle physique présente plus de certitudes quant à l’intégrité des données, autant qu’il donne la possibilité de réaliser plusieurs copies de documents, consultables à tout moment. Mieux, après plusieurs années, les données peuvent être toujours consultées.

Le troisième inconvénient qui peut être associé à un tel logiciel est relatif aux risques de sécurité et de confidentialité. Habituellement, les données qui transitent au cours de l’utilisation de ces logiciels sont stockées sur des serveurs. En considérant le fait que ce sont les éditeurs eux-mêmes qui gèrent les volets « Sécurité » et « Confidentialité » de ces logiciels, des risques existent.

Pour ce qui touche à la confidentialité par exemple, il importe de savoir que ces données comptables ayant transité dans le cadre de la gestion des actifs immobilisés, et qui sont stockées en ligne, sont assujetties aux normes en vigueur dans les pays où sont logés les serveurs. C’est dire que leur accessibilité n’est pas totalement sous le contrôle de l’entreprise elle-même, puisqu’elles peuvent être consultées par des personnes ou entités extérieures comme les administrations par exemple, selon les lois applicables.

Par ailleurs, il faut également considérer le risque de saturation de la mémoire de l’ordinateur, qui impliquerait certainement une suppression des anciennes données, histoire de libérer de la mémoire ; ou le cas échéant une copie de ces données sur des supports externes amovibles, qui eux aussi peut présenter des dysfonctionnements. C’est dire qu’au moment de les consulter, ces données seraient difficilement accessibles, parce que supprimées ou disparues. Avec un inventaire physique, ces risques sont inexistants, dans la mesure où le support papier permet la conservation des données, sans aucun besoin de les détruire pour avoir un quelconque espace.

Un autre risque à prendre en compte est celui de bug. Les bugs sont en effet très courant dans le domaine informatique, et les logiciels de gestion d’actifs immobilisés ne font pas exception à ces risques. Les données saisies pourraient donc être corrompues ou inaccessibles. Dans le pire des scénarios, c’est le logiciel lui-même qui peut ne plus être fonctionnel, au point de nécessiter l’intervention de professionnels, ou dans certains cas, de l’éditeur lui-même. Au cas où seul le logiciel assure la gestion des immobilisations, l’entreprise peut se retrouver en cessation d’activités, sachant que certains bugs durent très longtemps. C’est en cela que le contrôle physique présente moins de risques, et est plus indiqué pour une gestion optimale des actifs immobilisés.

Enfin, l’utilisation du logiciel présente des risques, déjà même lors de la saisie et de l’insertion des données. Cela aboutirait donc à la mise à disposition d’informations erronées, et donc à des analyses biaisées, qui compromettaient les résultats de l’entreprise, de façon globale.

Au regard de ces limites, il faut admettre que les inventaires physiques des actifs immobilisés, réalisés indépendamment des données fournies par les systèmes et logiciels informatiques, demeurent une option à envisager sérieusement. Ils permettent un suivi efficace, une disponibilité immédiate des informations et une accessibilité en tout temps, facteurs essentiels pour l’optimisation des activités de l’entreprise en matière de gestion des actifs immobilisés.

Parce que ces dernières représentent un axe stratégique du développement de l’entreprise, il importe de trouver une solution de gestion qui privilégie leur sécurité, leur confidentialité et leur accessibilité. Il y va de l’intérêt de l’entreprise, au regard de la sensibilité des informations qui circulent au niveau de ce pôle. Or, les logiciels comptables de gestion d’actifs immobilisés, quoi qu’on en dise, ont des défauts qui peuvent être préjudiciables au bon fonctionnement de l’entreprise. Bien souvent, l’inventaire constituera alors l’option la plus sécurisée et la plus fiable, une sorte d’assurances tous risques pour la garantie du bon suivi de vos actifs immobilisés.