Qu’est-ce que l’étiquetage d’un inventaire d’actifs ?

L’inventaire des immobilisations est le plus souvent effectué grâce à l’aide de code-barres. Du fait de son efficacité, cette méthode est courante auprès des entreprises et est utilisée depuis des dizaines d’années. Elle consiste à apposer un code-barres sur l’ensemble des actifs de l’entreprise qui sont comptabilisés lors de l’inventaire.
L’étiquetage permet d’accéder aux informations collectées au cours de tous les inventaires par le biais d’une lecture des codes-barres des actifs. L’étiquetage des immobilisations est un repère qui sert à lier les informations théoriques et les bases de données comptables avec la réalité des actifs.
Le choix de la nature de l’étiquette est primordial, et ce, pour qu’elle soit adaptée aux actifs immobilisés sur lesquels elle sera apposée. Plusieurs points doivent être pris en compte avant de procéder au choix, notamment les dimensions de l’étiquette, le type d’adhésif et le support.
Les codes-barres se caractérisent par le fait qu’ils soient universels, cela constitue un avantage majeur qui justifie leur large utilisation.
Il existe différents types de codes-barres qui se distinguent les uns des autres par leurs niveaux de résistance et de durabilité. Ceux en polypropylène renforcé, en acrylate, en polycarbonate, en aluminium, en métal et en polyester sont les plus courants sur le marché.
Une autre méthode d’étiquetage, appelée RFID « Radio Frequency Identification » et qui signifie identification par radio fréquence, commence à se populariser. Il s’agit d’une étiquette apposée sur l’actif à comptabiliser lors de l’inventaire et qui émet des ondes radio. La lecture est effectuée sur un dispositif adapté lorsque cela est nécessaire.

Qu’est-ce que la gestion des immobilisations ?

La gestion des immobilisations est le suivi et la maintenance des biens d’une entreprise. Il s’agit d’une procédure importante qui permet d’éviter de réduire les stocks et les défaillances du matériel, les problèmes techniques et l’arrêt des activités ou de la production.
La gestion d’immobilisations est un ensemble de mesures qu’une entreprise doit prendre pour maintenir son bon fonctionnement :

• Le suivi est la surveillance des actifs immobilisés ;
• La consignation de tous les actifs vendus, retirés ou volés dans un registre et veiller à ce qu’il soit à jour ;
• La supervision du matériel, des véhicules et des machines de l’entreprise dans tous les sites opérationnels ;
• L’estimation et la planification des coûts de maintenance.

La gestion d’actif immobilisé permet aux entreprises d’avoir toutes les cartes en main pour maintenir un haut niveau de productivité, de prévenir les défaillances matérielles et de réduire les coûts de maintenance et les pertes des stocks.
Importance de la gestion des immobilisations
Les immobilisations dans certains secteurs peuvent représenter une grande partie de la valeur de l’entreprise. En effet, les achats de matériel, de machines et de véhicules sont très souvent une partie conséquente de l’investissement, c’est pourquoi, sans gestion d’immobilisations, les entreprises s’exposent à de nombreux risques :

• Arrêt des activités dû à une défaillance matérielle ;
• Perte de stocks ;
• Le non-respect des normes et des réglementations en vigueur ;
• Non-conformité aux réglementations relatives à la sécurité ou à l’environnement.

Les risques se traduisent par des pertes proportionnelles aux biens dont dispose l’entreprise. En effet, les pertes liées à la productivité, aux amandes ou aux remplacements de matériel peuvent être de l’ordre de plusieurs millions d’euros.
Outre les pertes sur le court terme, le matériel, les machines et les véhicules voient leur durée de vie réduite et sont sujets à des défaillances régulières. Aussi, l’image de marque et la réputation de l’entreprise peuvent être impactées.

La gestion des immobilisations grâce à l’étiquetage

Lors des premières années d’existence de votre entreprise, plusieurs mesures doivent être mises en œuvre pour faciliter la gestion des immobilisations. L’étiquetage des biens en fait partie et a pour objectif de faciliter le processus d’identification de chaque bien individuellement et ainsi accélérer l’inventaire.
La mise en place de l’étiquetage et des mesures qui lui sont associées ont généralement lieu au cours de la première année d’activité de l’entreprise et peut nécessiter du temps. Toutefois, elle permet de réduire de moitié le temps nécessaire à l’inventaire, de garantir une gestion efficace et précise des stocks et d’augmenter la productivité et la rentabilité de l’entreprise.
Les étiquettes sont disponibles dans différents conditionnements et dans différents matériaux. Elles sont résistantes, durables, adaptées à tous les supports et ne peuvent pas être arrachées.
Les étiquettes peuvent être personnalisées pour s’adapter à l’image et à l’identité de votre entreprise, avec la possibilité d’ajouter votre propre logo, un texte de votre choix ou une numérotation séquentielle.
Certains modèles d’étiquettes disposent d’un système qui permet d’identifier toute tentative de déchirure ou d’effraction.